Outlook là gì ? Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả

Nếu như hộp thư Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có những cơ hội bỏ lỡ một tin nhắn trọng yếu. Là một chủ công ty, bỏ lỡ một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là đánh mất công việc mua bán. Hãy cùng coder.com.vn tìm hiểu cách sử dụng outlook hiệu quả nhất, theo dõi bài viết bên dưới nhé

Làm thế nào để dùng Outlook hiệu quả?

Dù mong muốn hay không, mail có lẽ thuộc một phần trọng yếu trong cuộc sống của bạn. nếu bạn kiểu như hầu hết toàn bộ mọi người, bạn sử dụng nó để giữ liên lạc với những người bạn và gia đình, liên lạc với cộng sự cho hoạt động, để mua đồ online và cho nhiều thứ khác.

Kể từ năm 2012, hơn 400 triệu người đã chọn Outlook.com làm dịch vụ email mà họ chọn lựa. bằng việc kết hợp email, danh bạ, tác vụ và lịch, Microsoft đã làm ra một trong những dịch vụ mail tốt nhất trên thế giới và làm thay đổi tâm lý phần đông người sử dụng chuyển sang từ các dịch vụ email khác, nhất định là Gmail.

Không kiểu như Gmail, Outlook không quét email hoặc tệp đính kèm để tìm thông tin ads. Nó cũng giúp người dùng chống lại sự lộn xộn của hộp thư đến, lọc thư rác, hay tự động tách các email trọng yếu khỏi các mail kém trọng yếu hơn.

Một vài cách giản đơn sau đây sẽ giúp bạn trong việc quản lý Outlook tốt hơn:

• Cách tổ chức email trong Outlook
• Cách sử dụng lịch trong Outlook
• cách quản lý tác vụ trong Outlook
• Cách thêm account Gmail vào Outlook

Cách tổ chức mail trong Outlook

Hộp thư ưu tiên là tính năng sẽ giúp bạn chia loại thư đến tốt hơn.

Để bật hộp thư đến ưu tiên (Focused inbox), hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

1. Truy xuất Outlook.com.
2. Đăng nhập bằng account Microsoft của bạn.
3. Truy cập thiết lập ở góc trên bên phải màn hình.
4. Bật Hộp thư đến Ưu tiên.

Hộp thư đến của bạn bây giờ sẽ chia làm hai: Ưu tiên và Khác. Hộp thư đến Ưu tiên chứa các mail trọng yếu, các email còn lại có thể được lưu trữ tại hộp thư khác.

Giống như Yahoo, cho dù Outlook rất thông minh trong việc xác định email nào nên được ưu tiên và email nào không, thỉnh thoảng nó vẫn mắc lỗi. May mắn thay, bạn có thể đơn giản sửa bất kỳ lỗi nào như vậy bằng việc dạy Outlook cách di chuyển email đến đúng chỗ:

1. Nhấp chọn mail bị phân loại sai
2. Nhấp vào Di chuyển tới trong thanh menu phía trên
3. Chọn luôn di chuyển đến hộp thư Khác / Ưu tiên

Nếu như bạn chỉ muốn di chuyển email đang đọc mà không phải toàn bộ email từ người gởi, chọn Di chuyển đến hộp thư Khác / Ưu tiên.

Cách dùng lịch trong Outlook

Nằm ở góc dưới bên trái của Outlook.com là biểu tượng tờ lịch có thể đưa bạn tới thẳng lịch Outlook. cho dù trông có vẻ giản đơn, nhưng lịch của Outlook mạnh mẽ hơn toàn bộ mọi người vẫn thường nghĩ.

VD, nó có thể tự động thêm các sự kiện, Chẳng hạn như các chuyến bay, đặt phòng khách sạn, thuê xe, chuyển hàng, đặt chỗ ăn uống,… tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức.

Cách quản lý lịch trong Outlook:

1. Đăng nhập vào Outlook
2. Nhấp vào nút thiết lập (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải.
3. Chọn xem toàn bộ cài đặt Outlook
4. Chọn Lịch -> Sự kiện từ mail
5. phía dưới mục Thêm các sự kiện này từ email vào lịch của tôi, bạn có thể cài đặt từng sự kiện một. VD, đối với đặt vé máy bay, bạn sẽ chọn Hiển thị tóm lược sự kiện trong email và trên lịch của tôi.

Cách quản trị tác vụ trong Outlook

Một người sử dụng Outlook thường sẽ sử dụng lịch để quản lý các tác vụ của mình, nhưng bạn có thể tìm thấy một số tác vụ phù hợp với danh sách các việc cần làm hơn. Microsoft hiểu rõ Việc này và đã tích hợp tính năng To Do vào Outlook từ cuối năm 2018.

Đây chính là cách dùng tác vụ trong Outlook:

1. Đăng nhập vào Outlook
2. Nhấp vào dấu 3 chấm nằm ở góc dưới bên trái -> To Do
3. Một màn hình mới có thể được mở ra, tại đây bạn sẽ thêm danh sách các việc cần làm cho mình.

Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa các tác vụ bằng phần mềm Microsoft To Do trên Android và iOS, đây là một cách tuyệt vời để sử dụng Outlook một cách mang lại hiệu quả.

Chỉ dẫn cách thêm tài khoản Gmail vào Outlook

Kể từ 2019, người sử dụng Outlook có thể nhận và gởi email từ account Gmail ngay tại Outlook.com.

Sau đây là cách bạn có thể thêm tài khoản Gmail vào Outlook.com:

1. Đăng nhập vào Outlook.com
2. Nhấp vào cài đặt > coi toàn bộ cài đặt Outlook
3. Nhấp chọn Thư > Đồng bộ email
4. Tại mục tài khoản liên kết, nhấp chọn Gmail (nếu bạn muốn thêm tài khoản khác gmail, chọn tài khoản email khác)
5. Bạn có thể được chuyển hướng tới trang của Google. Tại đây sẽ hiển thị toàn bộ tài khoản Gmail của bạn, click chọn account bạn mong muốn và nhấn bắt đầu > cho phép.
6. Vậy là okeyy, tài khoản Gmail đã liên kết thành công có thể được hiển thị bên dưới mục Quản lý tài khoản liên kết của bạn.

Kết luận

Bây giờ bạn đã biết một số mẹo để có thể tổ chức Outlook một cách chuyên nghiệp. tất cả các mẹo trong bài viết này đều là những điều căn bản mà hầu hết toàn bộ mọi người mới sử dụng nên biết để dùng Outlook tốt hơn.

Xem thêm : Cách sử dụng Outlook hiệu quả